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打破拖延循環:提高效能、解放自己
作者:鄧惠文
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  現代社會中,面對繁忙的生活和多工成為一大挑戰。飯店餐廳有一位主管工作態度相當正向積極,但是一旦有任務指派,卻會習慣性把好幾個項目壓在最後一起處理。雖然最後一刻還是完成任務,但是整體執行品質相當粗糙,缺失也多,有時狀況嚴重到還要多做補救措施。

  詢問過他為何無法調整工作模式?主管的回饋是:覺得事情還沒到最後緊要關頭,就是無法專心,沒有動力完成任務,再忙都要摸兩下才願意思考正事。

  這個問題在學術上被歸納為「拖延症」(Procrastination)和執行上的「效能失調」(Impaired Executive Functioning 的相互影響。拖延症是指個體傾向延遲或推遲開始或完成任務,而效能失調則是指在執行高層次認知任務(例如計畫、組織、執行)時的困難。

  主管的拖延和效能失調可能會對整個團隊和工作環境產生一系列影響。以下是可能受到影響的方面:

1.團隊協作:拖延可能使團隊成員難以合理安排工作和任務分配,導致其他人需要在最後一刻忙碌地應對組織的工作,影響整體的協作和合作氛圍。

2.工作進度:如果拖延導致任務完成時間的不確定性,可能會影響整個團隊的工作進度,其他同仁可能需要加班或緊急應對,以確保整體目標的實現。

3.工作品質:主管的拖延可能導致工作內容結果的粗製濫造,影響到交代的任務或服務的品質,損害團隊的專業形象。

4.員工士氣:如果團隊成員感受到主管的拖延,可能會影響到整體的工作動力和士氣,引起不滿和挫折感。

5.時間管理:如果整個團隊受到主管的影響,可能需要進行額外的時間管理來應對緊急情況,影響到團隊成員的工作平衡和生活品質。

6.信任關係:拖延可能損害主管與團隊成員之間的信任關係,造成員工懷疑主管的能力和承諾,對整體工作氛圍產生負面影響。

  因此,主管的拖延行為不僅對個人自身產生影響,還可能對整個團隊和工作環境產生負面效果。解決這個問題需要組織和團隊合作,並進行有效的溝通、培訓、和工作流程調整。

  對於主管在處理多個任務時存在拖延和效能失調的問題,以下也提供一些可改善的方案:

1.制定明確的計畫和目標:幫助個人建立具體、可量化的目標和計畫。將大的任務解構為小的子任務,制定明確時間表和截止日期。

2.建立習慣:協助建立良好的工作習慣,例如每天早上或每週一確定當前的工作優先事項,這有助於培養對任務的積極態度。

3.使用時間管理工具:推薦使用時間管理工具,例如日曆、提醒應用程式或專業的任務管理工具,以協助追蹤和組織工作。

4.明訂提醒和截止日期:使用提醒功能,設定任務的提醒和截止日期,強調工作的緊急性,提醒完成任務。

5.尋求同儕支持:鼓勵主管與同事或下屬分享任務,建立支持體系,有助於共同分擔工作負擔,並確保團隊中每個人都能按時完成任務。

6.訓練效能管理技能:探討提供培訓或工作坊,幫助提高執行功能,包括計劃、組織和時間管理等方面的技能。

7.建立獎勵制度: 考慮建立一個小型的獎勵制度,鼓勵主管按時完成任務。這可以提高動力和對完成任務的滿足感。

8.自我監控和回饋:主管可以學會自我監控,定期檢視自己的工作進度,並向自己提供實時回饋。這有助於保持專注和調整行為。

9.尋求專業諮詢:如果問題持續存在,考慮尋求專業諮詢,以深入了解潛在的心理或行為方面的問題,並制定更個性化的解決方案。

  這些調整方式可能需要一些時間和堅持才能見到效果,但透過這些方法,有望改善在處理職場任務時的工作效能,減少拖延行為,提高任務完成的品質效益。


 
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